So finden Sie die richtige Software für das Management Ihrer Druckerei

Die Investition in eine neue Software ist für jedes Unternehmen eine wichtige Entscheidung. Das gilt natürlich besonders für solche Lösungen, die das Rückgrat aller geschäftlichen Abläufe bilden – schließlich hängt der sichere Geschäftsbetrieb davon ab. Management Information-Systeme (MIS) oder Lösungen für das ganzheitliche Druckereimanagement wie Keyline gehören ohne Zweifel in diese Kategorie. 

Digitale Transformation ist Herausforderung 

Eine solche Software hat im Rahmen der Digitalisierung der Druckindustrie hohe Bedeutung. Bislang war die IT für Druckereien oft nicht mehr als ein notwendiges Übel – heute ist sie eine wichtige Voraussetzung für ein zukunftsfähiges Geschäft. Auch im Druckwesen gilt: Unternehmen müssen sich darüber klar werden, wie sie im Rahmen ihrer digitalen Transformation die Herausforderungen meistern und die Chancen nutzen wollen.

Software auf Geschäftsstrategie abstimmen

Bei der Auswahl der Software muss deren Funktionalität  auf die Zukunftspläne des Unternehmens abgestimmt werden. Die Lösung muss nicht nur den aktuellen Anforderungen entsprechen – sie muss auch die Zukunftsstrategie des Unternehmens abbilden. Diese kann beispielsweise umfassen:

  • den Aufbau eines Online-Geschäfts

  • die umfassende Automatisierung der Produktionsprozesse

  • die Integration mehrerer Standorte

  • die digitale Zusammenarbeit mit Partnern wie Weiterverarbeitern

  • die Verlagerung der Prozesse in die Cloud, um zum Beispiel die Skalierbarkeit zu sichern

  • den Betrieb mehrerer Corporate Printing-Portale

Ganzheitlicher Ansatz unverzichtbar

Letzteres war der Fall bei der Digitaldruckerei Longo Deutschland in Augsburg. Das Team betreibt für 30 Kunden Portale, über die Mitarbeiter dieser Kunden die verschiedensten Druckerzeugnisse online bestellen können. Longo-Geschäftsführer Helfried Prünster: „Dabei werden die Auflagen immer niedriger, manchmal wird sogar nur ein Exemplar geordert. Solche Aufträge lassen sich ohne einen möglichst hohen Automatisierungsgrad nicht wirtschaftlich abbilden.“

Das bestehende System konnte da nicht mithalten, war zu langsam. Außerdem war der Aufwand für manuelle Eingaben hoch. Dazu kam, dass nicht die gesamte Prozesskette von der Auftragsannahme über die Produktion und Weiterverarbeitung bis hin zu Logistik und Versand abgebildet werden konnte.

Eine Cloud-basierte Lösung stand bei Longo Deutschland nicht im Fokus, man fand den Keyline-Ansatz aber spannend.

Anders bei der Schätzl Druck & Medien GmbH in Donauwörth. Das Unternehmen hatte bereits ein lokal installiertes MIS im Einsatz und wickelte große Teile des produktiven Bereichs seit längerem in der Cloud ab. Geschäftsführer Ulrich Schätzl wollte aber alle Geschäfts- und Produktionsprozesse in die Cloud bringen.

Schätzl erläutert: „Wir suchten eine Lösung, die dem Best-of-Breed-Ansatz folgt – eine Software mit einer offenen Architektur, die uns ermöglicht, sie sehr einfach mit unserer bestehenden und zukünftigen Umgebung zu integrieren“. Eine solche Applikation konzentriert sich auf ein spezielles Gebiet, im Falle von Keyline eben das Druckereimanagement. Sie arbeitet flexibel mit spezialisierten Programmen oder auch Maschinen zusammen, übernimmt von diesen Daten, interpretiert sie und steuert die weiteren Prozesse.

Schätzl freut sich über ein weiteres Plus einer Cloud-basierten Lösung: Sie kann skaliert werden, ohne in weitere Hardware investieren zu müssen.

Am besten gleich „live“ testen

Die Ziele der Einführung einer neuen Software sind also oft recht unterschiedlich. Wenn die Anforderungen an die neue Lösung feststehen, können die in Frage kommenden Applikationen daraufhin getestet werden.

Bei der Evaluation ist es von Vorteil, wenn die jeweilige Software gleich bei voller Funktionalität genutzt werden kann – unter Live-Bedingungen, sozusagen als digitaler Zwilling der bestehenden Umgebung. Nur so lässt sich die Eignung einer Applikation für die individuellen Herausforderungen des jeweiligen Unternehmens stichhaltig prüfen.

Hier ist eine Cloud-basierte Software klar im Vorteil gegenüber lokal installierten Programmen, die zudem oft sehr komplex sind. Es genügt, einen Account anzulegen – sofort steht der vollständige Funktionsumfang zur Verfügung. So kann man die Anwendung und den Nutzen der Software im alltäglichen Betrieb gleich richtig einschätzen. Helfried Prünster von Longo Deutschland erinnert sich: „Mit Keyline hatten wir da einen echten Aha-Effekt – schon nach zwei Tagen hatten wir funktionierende Prozesse aufgesetzt. Keyline ist von der Bedienung her wirklich lässig.“

Wartung und Support auf den Prüfstand

Bei der Evaluation sollte auch beachtet werden, ob für bestimmte Anforderungen Zusatzmodule hinzugekauft werden müssen. Zu klären sind auch die Intervalle und die Kosten für Updates, also die Wartung der Programme. Und nicht zuletzt sollte das Reaktionsverhalten des Herstellers im Falle von Fragen oder gar Problemen beobachtet werden – schließlich steht und fällt mit einer solchen Software die gesamte Auftragsabwicklung von der Kalkulation über die Produktion bis zur Lieferung.