„Aufträge liegen auf der Straße, man muss sie aber effizient verarbeiten können"

Die Akzidenzdruckerei Bechtel Druck in Ebersbach an der Fils hat ihr betagtes MIS durch die Druckerei-Management-Software Keyline ersetzt – und ihre Abläufe damit auf ein ganz neues Effizienzniveau katapultiert. Die Auftragstasche hat ausgedient und alles läuft elektronisch kontrolliert über die gesamte Wertschöpfungskette hinweg. In diesem Artikel berichtet Geschäftsführer Wolfgang Bangert über die Erfahrungen mit Keyline.       

Ausgangssituation

„Drucken ist in erster Linie Dienstleistung“, sagt Wolfgang Bangert, Geschäftsführer von Bechtel Druck. „Wir fragen uns ständig, was wir tun können, um unseren Kunden das Leben leichter zu machen“. Natürlich geht es auch darum, den Maschinenpark –  je drei Digital- und Offsetdruckmaschinen – optimal auszulasten.
 
Bechtel Druck setzte schon früh auf die Unterstützung der Prozesse durch ein MIS. Logisch, dass dieses System schon etwas in die Jahre gekommen war und nicht mehr den Anforderungen einer modernen Druckerei entsprach – und das ist angesichts steigender Jobzahlen bei gleichzeitig sinkenden Auflagen schon fast eine Todsünde.
 
So dauerte es einfach zu lang, bis die Kunden ihre Angebote bekamen. Zudem waren Bangert und sein Team nie richtig im Bilde, wo sich der einzelne Auftrag  im Produktionsprozess gerade befand – den Kunden aus dem Stand über seinen Auftrag informieren zu können, sieht Bangert aber als wichtigen Serviceaspekt.
 
Dazu kam, dass das MIS nur auf PCs lief und recht unflexibel war – so konnte Bechtel Druck nicht auf die traditionelle Auftragstasche verzichten. Änderungen an Aufträgen wurden oft handschriftlich auf diesen Jobtaschen notiert. Es gab also keinen „Single Point of Truth“, was oft zu Fehlern etwa in der Abrechnung führte. 

Evaluation

All das führte zu der Entscheidung, das bestehende MIS auszumustern. Das Team hat sich intensiv mit dem MIS-Markt beschäftigt, sich viele Systeme angesehen, einige getestet.
 
An keinen dieser Kandidaten konnte Wolfgang Bangert aber eine Rose überreichen – kein System war in der Lage, trotz entsprechender Bekenntnisse der Hersteller, die Anforderungen abzudecken. Daher hat Bangert die Reißleine gezogen.
 
Auf einer Veranstaltung kam er dann schließlich mit Keyline in Kontakt – und war schnell überzeugt: „Keyline ist einfach zu bedienen und kann von der Kalkulation über die Produktion und Weiterverarbeitung bis hin zu Logistik und Nachkalkulation die gesamte Wertschöpfungskette in einer Druckerei abbilden. Außerdem ist es durch und durch offen für die Integration mit anderen Applikationen und sogar Maschinen.“ 

Keyline im Einsatz

Heute haben die Kunden ihre Angebote innerhalb von zehn Minuten auf dem Tisch – und kommen meist gar nicht mehr auf die Idee, bei einer anderen Druckerei anzurufen. 
 
Außerdem gibt es bei Bechtel Druck heute keine Auftragstasche mehr in Papierform – alle Prozesse werden jetzt elektronisch gesteuert. Jeder im Team sieht ausschließlich Live-Daten, und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an den Maschinen sehen nur die Aufträge, die gerade für sie relevant sind.
 
Wird ein Eilauftrag angenommen, legen die Berater einfach die Priorität fest –  Keyline aktualisiert automatisch die Plantafel und terminiert bei Bedarf von der Änderung betroffene Aufträge um.
 
Dabei plant Keyline ausgehend vom vereinbarten Liefertermin rückwärts – ein aus dem Projektmanagement bekanntes Verfahren. Dazu Bangert: „Es geht darum, dass die Kunden ihre Produkte bekommen, wenn sie diese brauchen – nicht, wenn wir fertig sind.“

Ein wichtiger Aspekt ist, dass Keyline Auftrags- und Druckdaten immer zusammen verwaltet – alles wird zentral abgelegt. Das ist bei klassischen MIS nicht der Fall, hier wurden Druckdaten oft per E-Mail intern weitergeleitet. Ein fehlerträchtiger und aufwändiger Prozess, in dem auch immer wieder Kopien der Originaldaten angelegt werden.

Als großen Vorteil sieht Bangert, dass Keyline auch auf Tablets eingesetzt werden kann. So können Daten auch direkt an der Maschine aktualisiert und weitere Prozessschritte angestoßen werden.

Das gilt auch für Logistik und Versand. Ist der Auftrag produziert, kann direkt an der Maschine der Versand ausgelöst werden und über das iPad die passenden Versandlabels gedruckt werden. 
 
Effizienz durch Verschlankung
Wolfgang Bangert ist mit der neuen Software-Umgebung hochzufrieden: „Dank Keyline können wir sofort nach der Anlage des Auftrages an der Maschine loslegen, das war früher einfach nicht möglich“. Die Innovation liegt, so Bangert, in der konsequenten Verschlankung der Abläufe: „Die Aufträge liegen auf der Straße, man muss sie aber effizient und sauber verarbeiten können.“

Bangert gibt Druckereien denn auch einen nachdrücklichen Rat: „Kommt in die Puschen. Man kann seine Produkte nur guten Gewissens verkaufen, wenn der Laden hinten in Ordnung ist – ansonsten ist man in zwei Jahren platt.“

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